Du hast schon öfter von einer virtuellen Assistentin gehört und willst jetzt wissen, was sie genau gemacht.
Bevor ich als virtuelle Assistentin gestartet bin, war ich Assistentin der Geschäftsführung. Ich konnte mir zu dem Zeitpunkt gar nicht vorstellen, dass man dies auch auf selbstständiger Basis für mehrere Firmen machen kann. Die Aufgaben der virtuellen Assistentin umfassen aber viel mehr als nur klassische Büroaufgaben.
Kurz gefasst kann man sagen, dass eine virtuelle Assistentin Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen bei unterschiedlichen Aufgaben unterstützt. Sie muss dafür nicht unbedingt vor Ort sein. Für ihre Tätigkeit stellt sie eine Rechnung aus uns arbeitet eigenverantwortlich.
Was ist eine virtuelle Assistentin?
Eine virtuelle Assistentin ist eine selbstständige Dienstleisterin, die Aufgaben für andere Unternehmen oder Selbstständige übernimmt.
Der große Unterschied zur klassischen Assistenz im Büro: Eine VA arbeitet normalerweise nicht vor Ort, sondern online. Sie kann ihre Kunden theoretisch von überall aus unterstützen. Als virtuelle Assistentin kannst du also aus dem Homeoffice arbeiten oder auch aus dem Ausland, falls du gerne reist.
Bei einer Assistentin denkt man schnell an Backoffice. Dabei sind die Aufgaben einer virtuellen Assistentin sehr vielseitig. Je nachdem, worauf sich die VA spezialisiert hat.
Eine VA kann beispielsweise Termine organisieren und E-Mails bearbeiten. Sie kann aber genauso Social-Media-Kanäle betreuen, Newsletter erstellen, Webseiten pflegen, eine Launch-Begleitung sein oder Funnel aufbauen.
Klassische Assistenzaufgaben würde ich eher Büroservice nennen, daher beschreibt die virtuelle Assistentin für mich eher die Art, wie die Aufgaben angeboten werden.
Was macht eine virtuelle Assistentin jetzt genau?
Was du als virtuelle Assistentin machst, hängt davon ab, welche Dienstleistungen du anbietest.
Typische Bereiche sind zum Beispiel:
Backoffice und Organisation
Hier übernimmst du Aufgaben, die im Hintergrund eines Unternehmens anfallen.
Das können zum Beispiel sein:
- E-Mails bearbeiten
- Termine koordinieren
- Dokumente erstellen und pflegen
- Recherchen durchführen
- Daten einpflegen
- Rechnungen vorbereiten
- Abläufe organisieren
Es sind Aufgaben, die sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. In der Immobilienbranche kannst du z. B. diese Aufgaben übernehmen, während sich der Immobilienmakler z. B. auf den Verkauf oder die Vermietung konzentriert.
Social Media
Auch Social Media ist ein Bereich, in dem viele virtuelle Assistentinnen arbeiten.
Mögliche Aufgaben sind beispielsweise:
- Beiträge vorbereiten
- Redaktionspläne erstellen
- Reels schneiden
- Grafiken erstellen
- Beiträge veröffentlichen
- Kommentare und Nachrichten betreuen
- Social-Media-Kanäle auswerten
Dabei gibt es VAs, die einzelne Aufgaben übernehmen, und andere, die das komplette Social Media Management für ihre Kunden betreuen. Es gibt Selbstständige, die können und wollen sich nicht mit Social Media beschäftigen, aber online präsent sein und dann gibt es Unternehmen, die einfach nicht die Zeit und Expertise haben und es deswegen auslagern.
Webseiten, Newsletter und technische Aufgaben
Je nach Erfahrung und Kenntnissen kann eine VA auch technische Aufgaben übernehmen. Meist wachsen die virtuellen Assistentinnen in diesen Bereich hinein. Durch Erfahrung und die Weiterbildung in unterschiedlichen Bereichen.
Dazu können zum Beispiel die Pflege einer WordPress-Website, das Einstellen von Blogartikeln, Funnel, das Erstellen und Versenden von Newslettern oder die Betreuung von Onlinekursen gehören.
Dein Business und deine Dienstleistung
Du bist selbstständig und entscheidest also, was du anbietest. Mache zu Beginn eine Marktanalyse, also wo ist die Nachfrage und schaue auf deine Stärken und Schwächen, nicht nur, was du beruflich gelernt hast.
Muss eine virtuelle Assistentin alles sofort können?
Auf keinen Fall. Viele fangen mit Backoffice und Kundenservice an. Achte darauf, dass du die Basics in deinen ersten Dienstleistungen kennst und kannst. Du wirst mit der Zeit merken, was du besonders gerne machst und wohin du willst. Dein Wissen kannst du mit Weiterbildungen erweitern. Vieles wirst du auch lernen, weil du es in deinem eigenen Business brauchst. Wenn es dir Spaß machst, kannst du dich in dem Bereich weiterentwickeln und es als Dienstleistung anbieten.
Finde also heraus, welche Aufgaben zu deinen Fähigkeiten, Erfahrungen und Interessen passen, damit du damit erst einmal startest.
Vielleicht hast du bisher als medizinische Fachangestellte gearbeitet, in einem Büro, im Einzelhandel oder im Kundenservice. Auf den ersten Blick passt dein bisheriger Beruf vielleicht überhaupt nicht zur virtuellen Assistentin.
Schau genauer hin. Vielleicht musstest du gut organisieren, hast täglichen Kundenkontakt oder hast im Einzelhandel Verkaufsgespräche geführt. Das sind Erfahrungen, die dir in deinem VA-Business helfen.
Wie arbeitet eine virtuelle Assistentin?
Die meisten virtuellen Assistentinnen arbeiten selbstständig und haben mehrere Kundinnen.
Die Zusammenarbeit findet fast immer online statt, außer ihr habt was anderes vereinbart.
Damit man nicht ständig miteinander telefonieren muss und jeder in seinem Flow arbeiten kann, bietet sich die Kommunikation über Tools wie Trello an. Gerade in der Erstellung von Content ist das sehr hilfreich. Dateien und Dokumente können über Clouds ausgetauscht werden.
Du bestimmst als VA, wann du arbeitest, außer du hast mit dem Kunden feste Zeiten vereinbart z. B. wenn du im Kundenservice tätig bist. Ansonsten teilst du dir die Aufgaben über den Tag verteilt selbst ein. Je nach Dienstleistung arbeiten VA´s mit Paketen oder auch mit Stundensätzen.
Das bedeutet, dass die virtuelle Assistentin kein festes monatliches Gehalt hat, wie eine Angestellte. Wie viel Umsatz du machst, hängt unter anderem von deinen Preisen, deinen Dienstleistungen, deinen Kunden und deiner verfügbaren Arbeitszeit ab.
Wenn du genauer wissen möchtest, welche Zahlen als VA realistisch sind, findest du dazu meinen ausführlichen Artikel „Was verdient eine virtuelle Assistentin?“
Für wen arbeiten virtuelle Assistentinnen?
Virtuelle Assistentinnen können zum Beispiel mit Selbstständigen, kleinen Unternehmen, Agenturen, Coaches, Beratern oder größeren Unternehmen zusammenarbeiten. Dabei kommt es an, für welche Dienstleistungen sie sich entschieden haben und wen sie damit ansprechen möchten.
Manche VAs arbeiten branchenübergreifend. Andere entscheiden sich bewusst für eine bestimmte Zielgruppe oder Branche.
Eine VA mit Erfahrung aus einer Arztpraxis könnte beispielsweise besonders gut mit Unternehmen aus dem Gesundheitsbereich arbeiten. Jemand mit Erfahrung im Immobilienbereich bringt wiederum Wissen mit, das für Kunden aus dieser Branche interessant sein kann.
Wie wird man virtuelle Assistentin?
„Virtuelle Assistentin“ ist keine klassische Berufsausbildung.
Du musst also nicht erst mehrere Jahre eine bestimmte Ausbildung absolvieren, bevor du als VA arbeiten kannst. Du solltest aber auch nicht irgendeine Dienstleistung anbieten, wenn du noch keine Erfahrung oder Weiterbildung in dem Bereich hast.
Für einfache organisatorische Aufgaben brauchst du andere Kenntnisse als für Social Media Management, Webdesign oder technische Automatisierungen.
Neben deinen fachlichen Fähigkeiten musst du dich außerdem mit der Selbstständigkeit beschäftigen.
Du kannst vieles bereits vorbereiten, bevor du deine Selbstständigkeit offiziell anmeldest. Du solltest jedoch vor der ersten Zusammenarbeit dein Business angemeldet haben.
Die Selbstständigkeit kann dich am Anfang überwältigen, weil du jede „Abteilung“ deines Unternehmens abdecken musst. Die Preisgestaltung, Buchhaltung, Kundengewinnung, Marketing. Dir werden Fragen kommen, wie eine Rechnung aussehen muss oder ein Angebot. Auch ein Angebotsportfolio macht Sinn. Gib nicht auf, geh die Dinge strukturiert an. All diese Dinge im Hintergrund kannst du vorbereiten und lernen, bevor du offiziell startest.
Wenn du selbst darüber nachdenkst, als VA zu starten, lies als Nächstes meinen Artikel „So wirst du virtuelle Assistentin“. Dort gehe ich Schritt für Schritt auf den Einstieg ein.
Warum ist die virtuelle Assistentin eine gute Möglichkeit für Mütter?
Gerade als Mama kann die Selbstständigkeit als VA passend sein, weil du dein Business grundsätzlich flexibler gestalten kannst als einen klassischen Arbeitsplatz. Wenn du dich mit einem kleinen Laden selbstständig machst, bist du auch nicht so flexibel. Als virtuelle Assistentin kannst du zeit- und ortsunabhängig arbeiten. Egal, ob dein Kind krank ist, es Ferien sind oder für den leichteren Alltag, ohne zeitlichen Stress.
Aber auch hier möchte ich keine falschen Versprechen machen.
Selbstständigkeit bedeutet nicht automatisch, dass du irgendwann nur noch zwei Stunden am Laptop sitzt und trotzdem problemlos deinen Lebensunterhalt verdienst. Am Anfang heißt es schon selbst und ständig. Aber es kommt drauf an, wie du damit umgehst. Pausen sind sehr wichtig für deine Energie. Du musst erstmal investieren, bevor es zurück kommt.
Trotzdem hast du deutlich mehr Möglichkeiten, selbst zu entscheiden, wann, wo und wie viel du arbeitest.
Genau das ist es, was uns Müttern den Alltag leichter macht. Wir planen Familie und Alltag nicht um die Arbeit herum, sondern alles fügt sich. Ich arbeite mittlerweile mehr als Freizeit, weil ich es kann und es ist keine Belastung, weil es sich gut in meinen Alltag einfügt.
Ist virtuelle Assistenz das Richtige für dich?
Auch wenn du vorher noch nichts von der virtuellen Assistentin gehört hast, kann es genau das richtige für dich sein. Ich habe meine Selbstständigkeit im Network Marketing gestartet, als ich noch Assistentin der Geschäftsführung war. Da kannte ich den Beruf der virtuellen Assistentin noch nicht. Das kam erst später über Instagram.
Wenn du nach einer Möglichkeit suchst, dich selbstständig zu machen und von zu Hause aus zu arbeiten, dann kann die virtuelle Asssitentin das richtige sein. Auch wenn du am Anfang nicht viel investieren musst, ist es wichtig, dass du dich von Anfang an regelmäßig weiterbildest.
Zusammenfassung: Was ist eine virtuelle Assistentin?
Eine virtuelle Assistentin unterstützt andere Selbstständige oder Unternehmen mit ihren Dienstleistungen und arbeitet dabei überwiegend online.
Welche Aufgaben sie übernimmt, kann sehr unterschiedlich sein. Webseiten erstellen, Social Media, Backoffice oder Buchhaltung sind Bereiche, die ausgelagert werden.
Als virtuelle Assistentin kannst du deine Dienstleistungen weiterentwickeln und ändern.
Du musst auch nicht deinen Job sofort kündigen. Du kannst nebenbei starten und wenn du genug Umsatz machst, deinen Job kündigen. Es gibt auch die Möglichkeit aus der Arbeitslosigkeit heraus zu starten und den Gründerzuschuss zu beantragen.