Du möchtest dich selbstständig machen, von zu Hause arbeiten und deine Arbeitszeiten möglichst flexibel gestalten?
Dann bist du vielleicht schon auf die virtuelle Assistenz gestoßen.
Als Mama ist es eine gute Möglichkeit als virtuelle Assistentin zu starten und dir dein eigenes Business aufzubauen. Du brauchst kein Ladenlokal, kein großes Team, kein hohes Startkapital und kannst es super nebenbei aufbauen, weil du zeit- und ortsunabhängig arbeitest.
Es läuft allerdings auch nicht ganz so easy, wie es auf Social Media manchmal gezeigt wird. Du brauchst ein paar Basics, damit es gut läuft.
Die wichtigsten Basics sind dein Angebot, deine Zielgruppe und wie du in die Sichtbarkeit gehen willst. Der Rest entwickelt sich mit dir zusammen.
Es reicht nicht aus zu sagen, dass du Soloselbstständige unterstützt, damit sie sich auf das Kerngeschäft konzentrieren können. Das ist sehr allgemein.
Eine bessere Alternative wäre, dass du dir z. B. Social Media als Dienstleistung auswählst und als deine Zielgruppe z. B. die Hundebranche nimmst. Das wird viel greifbarer.
Habe keine Angst jemanden auszuschließen. Das gehört dazu, schau dir Chanel an, dort geht auch nicht jeder einkaufen, weil es nicht jeden anspricht.
Ich gebe dir nun Step für Step mit auf den Weg, was eine virtuelle Assistentin genau macht, welche Dienstleistungen du anbieten kannst und wie du in kleinen Schritten in die Selbstständigkeit startest.
Was ist eine virtuelle Assistentin?
Eine virtuelle Assistentin unterstützt andere Solo-Selbstständige oder kleine Unternehmen bei unterschiedlichen Aufgaben.
Die Zusammenarbeit findet online statt. Je nach Dienstleistung und Vereinbarung komplett zeit- und ortsunabhängig.
Die Kommunikation mit den Kunden läuft über verschiedene Wege, je nach Vorliebe.
Der Begriff virtuelle Assistenz ist dabei sehr breit. Eine VA kann klassische organisatorische Aufgaben übernehmen, aber auch auf einen bestimmten Fachbereich spezialisiert sein.
Du kannst beispielsweise im Backoffice arbeiten, Social-Media-Kanäle betreuen, Newsletter vorbereiten oder Webseiten erstellen.
Was macht eine virtuelle Assistentin?
Welche Aufgaben du als virtuelle Assistentin übernimmst, hängt von deinen Fähigkeiten, deinen Interessen und deiner Spezialisierung ab.
Typische Dienstleistungen sind zum Beispiel:
- E-Mail Management
- Backoffice Tätigkeiten
- Unterstützung in der Kurzzeitvermietung (Kontakt mit Gästen etc.)
- (vorbereitende) Buchhaltung
- Social Media Management
- Webseiteerstellung
- Launch-Management
Schau, was du schon kannst und was du zukünftig machen möchtest.
Ich habe z. B. mit Datenschutz angefangen, mich dann weitergebildet und Datenschutz aus meinen Dienstleistungen genommen. Du musst nicht bei einer Dienstleistung bleiben. Es ist sogar besser den Markt zu beobachten und ggf. anzupassen.
Mit einer Spezialisierung für einen oder zwei Bereiche stellst du dich als Expertin auf. Es gibt die Möglichkeit als Allrounderin tätig zu sein. Allerdings musst du dabei einiges beachten.
Überlege dir deshalb, welche Aufgaben du gut kannst, welche Arbeit dir liegt und in welchem Bereich du dich weiterentwickeln möchtest.
Warum die virtuelle Assistenz gut zu Mamas passt
Als virtuelle Assistentin kannst du, je nach Dienstleistung, zeit- und ortsunabhängig arbeiten. Dein Kind ist krank, es sind Ferien oder du möchtest deinen eigenen Termin in den Vormittagsbereich legen.
All das wird als selbstständige virtuelle Assistentin möglich. Du hast keine Arbeitswege, die du einplanen musst. Du kannst auch leichter Pausen machen und am Nachmittag oder Abend nochmal ein bisschen arbeiten.
Du planst dein Familienleben nicht drumherum, sondern Arbeit und Familienleben fügen sich gut zusammen.
Bedenke aber, wenn du z. B. den Kundensupport übernimmst, Termine koordinierst oder täglich auf Social Media reagieren sollst, können feste Erreichbarkeiten notwendig sein. Bei Aufgaben wie Webdesign, Texterstellung oder der Vorbereitung von Content bist du zeitlich häufig unabhängiger.
Achte deshalb nicht nur darauf, was du anbieten kannst, sondern auch darauf, wie du arbeiten möchtest.
Frage dich zum Beispiel:
- Zu welchen Zeiten kann ich zuverlässig arbeiten?
- Möchte ich feste Erreichbarkeiten anbieten?
- Wie viele Stunden stehen mir pro Woche realistisch zur Verfügung?
- Welche Aufgaben lassen sich gut in meinen Familienalltag integrieren?
Kann jede Frau virtuelle Assistentin werden?
Jeder kann einfach virtuelle Assistentin werden. Es ist kein geschützter Beruf und es gibt keine vorgeschriebene Ausbildung.
Das bedeutet aber nicht, dass du ohne Wissen oder Erfahrung sofort jede Dienstleistung anbieten solltest.
Du hast vielleicht schon Vorwissen aus deinem bisherigen Job, dass du gut mit einbringen kannst. Parallel kannst du dich in den Bereichen weiterbilden, die du am liebsten machen willst. Wichtig ist, dass du Aufgaben ausführst, die du zuverlässig erfüllen kannst. Es bringt keinem Selbstständigen was, wenn du die vorbereitende Buchhaltung übernimmst und dann am Ende alles falsch ist.
Viele Frauen unterschätzen, wie viel Berufserfahrung sie bereits mitbringen. Denn auch als medizinische Fachangestellte kannst du super als virtuelle Assistentin starten und dein Vorwissen einbringen.
Du musst also nicht bei null anfangen. Du darfst deine bisherigen Erfahrungen neu einordnen und überlegen, wie du sie als Dienstleistung anbieten kannst.
Brauche ich eine Ausbildung zur virtuellen Assistentin?
Du brauchst keine spezielle VA-Ausbildung, nur damit du dich virtuelle Assistentin nennen darfst.
Dennoch solltest du nicht an Weiterbildungen sparen, wenn du mit deinem Business wachsen willst. Deswegen ist es auch wichtig, dass du deine Preise gut kalkulierst, damit du auch solche Ausgaben einkalkulierst.
Es gibt sehr viele digitale Produkte und auch 1:1 Begleitungen auf dem Markt.
Ein Kurs nimmt dir den Businessaufbau nicht ab. Auch nach einer Weiterbildung musst du dein Angebot entwickeln, deine Preise kalkulieren, Marketing betreiben und Kundinnen oder Kunden gewinnen.
Überlege deshalb vor dem Kauf:
- Welche Kenntnisse fehlen mir konkret?
- Brauche ich Hilfe beim allgemeinen Businessaufbau?
- Möchte ich eine bestimmte Dienstleistung lernen?
- Gibt es praktische Übungen und nachvollziehbare Inhalte?
- Passt die Weiterbildung zu meinem aktuellen Stand?
Du brauchst nicht zehn Kurse, bevor du startest. Gleichzeitig solltest du auch keine Aufgaben verkaufen, von denen du selbst noch kaum etwas verstehst.
Welche Dienstleistungen kannst du als virtuelle Assistentin anbieten?
Für den Anfang hilft es, deine bisherigen Erfahrungen aufzuschreiben.
Welche Aufgaben hast du in früheren Berufen übernommen? Wobei fragen dich andere Menschen um Hilfe? Welche Programme kennst du? Welche Themen interessieren dich?
Aus diesen Antworten können deine ersten Dienstleistungen entstehen.
Allgemeines Backoffice
Dazu gehören beispielsweise die Organisation von E-Mails, Terminplanung, Datenpflege, Recherche oder die Vorbereitung von Dokumenten.
Diese Aufgaben können ein Einstieg sein. Gleichzeitig gibt es viele VA`s, die allgemeine Backoffice-Unterstützung anbieten. Überlege deshalb, für welche Zielgruppe du arbeiten möchtest oder welches konkrete Problem du besonders gut lösen kannst.
Social-Media-Unterstützung
Du kannst unter anderem Beiträge einplanen, Redaktionspläne vorbereiten, Community Management übernehmen oder Grafiken erstellen.
Social Media besteht aber nicht nur aus hübschen Canva-Grafiken. Du solltest die jeweilige Plattform verstehen und wissen, welches Ziel der Content für das Unternehmen erfüllen soll.
Auch wenn du privat bereits Erfahrungen mit Social Media hast, so läuft es im Business nochmal anders ab z. B. wegen der Musikrechte, Impressum etc. , deswegen solltest du dich in dem Bereich weiterbilden.
E-Mail-Marketing
Im E-Mail-Marketing kannst du Newsletter einpflegen, Automationen aufbauen, Listen organisieren oder bei der technischen Umsetzung von Funnels unterstützen.
Für diese Arbeit sind Kenntnisse in den verwendeten Programmen wichtig. Auch die Grundlagen über die Datenverarbeitung solltest du kennen.
Technische Unterstützung
Dazu können die Pflege von Webseiten, die Einrichtung von Kursplattformen, die Betreuung von Onlineshops oder die technische Begleitung von Launches gehören.
Projekt- und Launchmanagement
Mit entsprechender Erfahrung kannst du Abläufe koordinieren, Aufgaben verteilen, Zeitpläne überwachen und dafür sorgen, dass bei einem Projekt nicht alles bei der Unternehmerin selbst liegen bleibt.
Solltest du dich als virtuelle Assistentin spezialisieren?
Es spricht nichts dagegen mehrere Dienstleistungen anzubieten. Allerdings solltest du nicht mit dem sogenannten Bauchladen arbeiten. Stelle dich als Expertin und spezialisiere dich auf einzelne Dienstleistungen. Du kannst auch 2 Dienstleistungen kombinieren und zusammen in Paketen anbieten. Da gibt es keine Vorgaben.
Eine Spezialisierung hat mehrere Vorteile:
Potenzielle Kundinnen verstehen schneller, was du anbietest. Auch dein eigenes Marketing wird dir leichter fallen. Es spricht nichts dagegen, wenn du dich z. B. auf Social Media spezialisierst für einen Kunden noch Backoffice zu übernehmen. Es geht dabei darum, wie du dich nach außen positionierst.
Du kannst deine Preise übersichtlich gestalten z. B. in einzelnen Paketen. Das fällt dir leichter und auch der Kunde hat einen guten Überblick. Stundensätze sind für den Anfang und bei einzelnen kleinen Aufgaben in Ordnung. Grundsätzlich sollte dein Stundensatz aber nur die Basis für Pakete sein.
Wenn du merkst, dass sich der Markt verändert oder dein Interesse an Tätigkeiten, kannst du dein Angebot jederzeit erweitern oder verändern.
Wie viel verdient eine virtuelle Assistentin?
Darauf gibt es keine allgemeine Antwort.
Dein Einkommen hängt unter anderem von deiner Dienstleistung, deiner Erfahrung, deiner Auslastung, deinen Preisen und deinem Geschäftsmodell ab.
Auch dein Umsatz ist nicht mit deinem Gewinn oder deinem privaten Einkommen gleichzusetzen. Von deinen Einnahmen gehen Betriebsausgaben, Steuern und je nach Situation weitere Kosten ab.
Überlege deshalb nicht nur, welchen Stundensatz du gerne verlangen möchtest. Berechne, welchen Umsatz du benötigst und wie viele Stunden du realistisch für Kunden arbeiten kannst.
Du solltest deine Preise regelmäßig anpassen, Pakete entwickeln oder dein Angebot erweitern.
Schau dir dazu gerne meinen Umsatzplaner an. Dieser deckt alles ab. Du brauchst nur deine individuellen Zahlen eintragen und du bekommst deinen Stundensatz angezeigt und kannst in die konkrete Planung gehen.
Ist die virtuelle Assistenz die richtige Businessidee für dich?
Die virtuelle Assistenz kann gut zu dir passen, wenn du gerne selbstständig arbeitest, zuverlässig bist und andere Unternehmen mit deinen Fähigkeiten unterstützen möchtest.
Du solltest außerdem bereit sein, dich mit Themen zu beschäftigen, die nicht nur deine Dienstleistung betreffen. Als Selbstständige bist du am Anfang auch für Marketing, Buchhaltung, Organisation und Kundengewinnung verantwortlich.
Wenn du ausschließlich nach einer einfachen Möglichkeit suchst, schnell und ohne viel Arbeit Geld von zu Hause zu verdienen, ist der Weg der virtuellen Assistentin nicht der richtige für dich.
VA werden: Zusammenfassung
Du brauchst keine perfekte Ausgangssituation, um virtuelle Assistentin zu werden.
Beginne mit deinen vorhandenen Fähigkeiten, entscheide dich für erste Dienstleistungen und überlege dir, welche Menschen du unterstützen möchtest.
Du musst dich nicht direkt für den Rest deines Berufslebens festlegen. Mit jedem Auftrag sammelst du Erfahrungen und findest heraus, welche Aufgaben, Kunden und Arbeitsweisen zu dir passen.
Die virtuelle Assistenz ist kein Versprechen für schnelles Geld. Sie kann aber eine gute Möglichkeit sein, mit vergleichsweise überschaubaren Voraussetzungen ein eigenes Business aufzubauen.
Gerade als Mama kannst du dir dadurch ein Arbeitsmodell schaffen, das besser zu deinem Familienleben passt. Entscheidend ist, dass du deine Selbstständigkeit bewusst aufbaust und nicht einfach ein neues Hamsterrad erschaffst.
Wenn du noch überlegst, welches Business zu dir passt, lies auch meinen Artikel „Businessideen für Mütter“.
Einen Überblick über den Aufbau deines eigenen Business findest du außerdem in meinem Beitrag „Selbstständig als Mama starten“.